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Protokoll Backup (ZIP)

Neue Rechnung

Dokument

Art Datum * Steuer Leistung von * Leistung bis (leer = Leistungsdatum) Zahlungsziel (Tage) Gültig bis

Empfänger

Text

Textvorlage Anrede (große Überschrift) Einleitung (optional, Markdown)

Positionen

Stundensatz€/Std.

Abschluss

Hinweis / Anmerkung (optional, Markdown) Zahlungs-/Angebotstext Abschlusszeile (groß, unten)

Einstellungen

Dein Unternehmen

Firmen-/Markenname Vollständiger Name (Inhaber) Straße & Hausnr. PLZ Ort Telefon E-Mail Website

Steuern

Kleinunternehmer nach § 19 UStG (keine Umsatzsteuer)

USt-IdNr. Steuernummer Bundesland (Feiertage bei Fristen) Hinweistext Kleinunternehmer Standard-Steuersatz Versteuerung Voranmeldung Dauerfristverlängerung Frist + 1 Monat Hinweistext Reverse Charge Hinweistext nicht steuerbar

Steuernummer drucken, wenn keine USt-IdNr. vorhanden E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X) in jede Rechnung einbetten

Auf der Rechnung steht immer nur eine Nummer: die USt-IdNr., wenn vorhanden. Für Reverse Charge an EU-Firmen ist die eigene USt-IdNr. Pflicht.

Bankverbindung

Kontoinhaber IBAN BIC Bank

Nummernkreise

Format Rechnung Nächste Rechnungsnr. Format Angebot Nächste Angebotsnr. Stellen der Nummer Jährlich neu beginnen bei {JJJJ}

Platzhalter: {JJJJ} Jahr, {JJ} kurzes Jahr, {NR} laufende Nummer. Vorschau: –

Preise, Anfahrt & Standards

Stundensatz netto (€) Anfahrt berechnen Anfahrtspauschale netto (€) Preis pro km netto (€) Bezeichnung auf der Rechnung Zahlungsziel (Tage) Angebot gültig (Tage)

Lohn- und Fahrtkosten auf Rechnungen ausweisen (§ 35a EStG – Privatkunden können 20 % davon von der Steuer abziehen)

Der Stundensatz lässt sich in jedem Angebot und jeder Rechnung einzeln anpassen.

Textvorlagen

Standard für neue Dokumente

Platzhalter: {VORNAME} {NACHNAME} {NAME} {FIRMA} {ANREDE} (z. B. „Herr Meier“) · {TAGE} {FAELLIG} {GUELTIG} {NUMMER} {DATUM} · in E-Mails zusätzlich {BETRAG} {ABSENDER}. Markdown (**fett**, *kursiv*, Listen) ist in Dokumenten erlaubt.

Ausgaben-Kategorien

Jede Kategorie gehört zu einer Gruppe der Anlage EÜR. „Abziehbar“ ist der steuerlich absetzbare Anteil (z. B. Bewirtung 70 %).

E-Mail-Versand (SMTP)

Rechnungen und Angebote gehen direkt aus dem Tool an deine Kunden – über das Postfach deines Hosters. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt.

SMTP-Server

Port Verschlüsselung

Benutzername Passwort Absendername Absender-E-Mail Antwort an (optional) Kopie an michjede Mail als BCC Signatur (HTML)

Vorschau der Signatur

Erlaubt sind übliche Formatierungen, Links und Bilder per https-Adresse. Skripte und Formulare werden beim Speichern entfernt. Die Texte der Mails stehen in den Textvorlagen.

Erinnerungen & Prüfsummen-Anker

Tägliche Erinnerungs-Mail bei fälligen Steuerterminen, überfälligen Rechnungen und neuen Serien-Entwürfen

Erinnerungen an (leer = Absender-E-Mail) Steuertermine … Tage vorher

Prüfsummen-Anker: Das Tool schickt regelmäßig die aktuelle Prüfsumme des Protokolls an eine Adresse, auf die der Server keinen Zugriff hat (z. B. dein privates Postfach oder das Steuerbüro). Eine spätere Manipulation am Server würde dann beim Abgleich auffallen.

Anker senden an alle … Tage Zeitstempeldienst RFC 3161 (optional, z. B. https://freetsa.org/tsr)

Design

Kein Logo

Logo hochladen

Logobreite: 60 mm

Akzentfarbe Textfarbe Positionshintergrund

Claude-Verbindung (MCP)

Damit kannst du das Tool direkt aus Claude bedienen – z. B. „Erstell eine Rechnung für Herrn Meier: 6 Stunden Fliesen verlegen plus Anfahrt“ oder „Hier ist die Rechnung von Elementor, trag sie als Ausgabe ein“. Claude legt nur Entwürfe an, ausgestellt wird hier im Tool.

Adresse für Claude (Connector-URL)

In Claude unter Einstellungen → Connectors einen eigenen Connector hinzufügen („Add custom connector“).
Namen „Rechnungstool“ und die Adresse oben eintragen, Anmeldung per OAuth lassen.
Beim Verbinden öffnet sich eine Seite deines Tools – mit dem Tool-Passwort (und ggf. 2FA-Code) bestätigen.

Für Fortgeschrittene: API-Schlüssel (Claude Code, Request-Header)

Alternative zur Anmeldung, z. B. für claude mcp add --transport http rechnungstool URL --header "Authorization: Bearer SCHLÜSSEL". Der Schlüssel wird nur einmal angezeigt.

Sicherheit

Passwort ändern

Aktuelles Passwort Neues Passwort (mind. 10 Zeichen) Neues Passwort wiederholen

Verfahrensdokumentation

Hoster / Serverstandort / AV-Vertrag Datensicherung (wie, wie oft, wohin) Zugriffsberechtigte Personen Tool im Einsatz seit

Diese Angaben fließen in die Verfahrensdokumentation (Übersicht → GoBD & Sicherung).

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